Rutan Banyumas Perkuat Tata Kelola Arsip melalui Sosialisasi Identifikasi Arsip Statis
BANYUMAS – Rumah Tahanan Negara (Rutan) Kelas IIB Banyumas mengikuti Sosialisasi Penyerahan Arsip Statis dengan tema “Identifikasi Arsip yang Berpotensi Menjadi Arsip Statis”, Selasa (15/9/2026).
Kegiatan tersebut digelar untuk meningkatkan pemahaman jajaran mengenai pengelolaan arsip serta mendorong tertib administrasi di lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan.
Dalam sosialisasi, peserta mendapatkan pemahaman mengenai perbedaan arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dikelola oleh pencipta arsip sejak tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan. Sementara arsip statis dikelola lembaga kearsipan melalui proses akuisisi, preservasi, pengolahan, dan akses.
Pemateri, Anisa Fadiah Ismi, menjelaskan tidak semua arsip dapat diserahkan sebagai arsip statis. Arsip yang diserahkan harus memenuhi sejumlah kriteria, antara lain memiliki nilai guna sekunder atau nilai kesejarahan, telah habis masa retensinya, serta berketerangan permanen berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
“Identifikasi arsip perlu dilakukan dengan mengacu pada Jadwal Retensi Arsip maupun nilai guna arsip. Dengan proses identifikasi yang tepat, arsip yang memiliki nilai kesejarahan dapat terjaga dan dikelola sesuai ketentuan kearsipan,” ujar Anisa.
Kepala Rutan Banyumas, Anggi Febiakto, menilai pengelolaan arsip secara tertib merupakan bagian penting dari tata kelola administrasi.
“Melalui kegiatan ini, kami berharap jajaran dapat semakin memahami pentingnya menjaga, mengidentifikasi, dan mengelola arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku,” kata Anggi.
Sosialisasi juga membahas proses identifikasi arsip melalui verifikasi berdasarkan JRA maupun penilaian nilai guna arsip. Selain itu, peserta mendapatkan pemahaman mengenai prosedur penyerahan arsip statis, mulai dari penyeleksian, penilaian, verifikasi dan persetujuan hingga serah terima yang dilengkapi berita acara.
Arsip yang berpotensi menjadi arsip statis di lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan antara lain dokumen kebijakan, strategi pembangunan, evaluasi program dan kinerja, laporan akuntabilitas, organisasi dan tata kerja, produk hukum, nota kesepahaman, serta sejumlah data operasional.
Melalui kegiatan tersebut, Rutan Banyumas diharapkan semakin mampu mengidentifikasi dan mengelola arsip yang memiliki nilai kesejarahan sekaligus memperkuat tertib administrasi dan tata kelola kearsipan di lingkungan pemasyarakatan.
